PROTOCOLO PARA LA COORDINACIÓN PREVIA Y EMISIÓN DE UNA VIDEOCONFERENCIA.

Para iniciar una video conferencia, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. Equipo Básico: Cualquiera que sea el lugar desde donde se emita y reciba una videoconferencia, es preciso contar con los siguientes equipos básicos: cámaras de televisión, monitores de televisión, micrófonos, equipo complementario (cámara de documentos, computador, videograbadora, tablero electrónico).
2. Cantidad de participantes, para:
a) determinar el tamaño del espacio que se requiere para la video conferencia.
b) Analizar los equipos requeridos para la videoconferencia según la clasificación de la sala (Equipos que dispone).
c) Para 5 a 15 personas se pueden utilizar equipos tipo roll about, en la sala de juntas con su mobiliario y decoración habitual.
d) Para grupos de 20 a 30 personas se requiere de espacios especiales con características especificas, generalmente recintos dedicados a videoconferencias tienen mesas fijas para la comodidad de los participantes y soportar los micrófonos, cuyo cableado se integra al diseño del mobiliario y del piso del salón.
3. Iluminación: Las salas desde donde se van a emitir videoconferencias deben ofrecer una iluminación con la debida inclinación y, sobre todo, con una temperatura del color adecuada, para evitar las sombras en la cara del conferencista o de los participantes.
4. Elección de Bombillos: Los incandescentes producen mucho calor, gastan más energía suelen fundirse fácilmente; Los fluorescentes producen calor y generalmente son más baratos, pero son los que menos sirven en el ámbito de la fotografía y la televisión porque no producen suficiente luz, suelen titilar, lo cual afecta la imagen que recoge la cámara y la temperatura del color. La emisión de luz, roja, verde y azul no es suficiente para que la imagen sea de calidad y los bombillos halógenos (fluorescentes, que contienen unos productos químicos especiales dentro del gas) tienen los mismos defectos que los bombillos incandescentes (calor y alto consumo).
5. Acústica: Se debe combinar el uso de madrea, cortinas, tapete, cuadros en la pared, entre otras, para que absorban la reverberación del sonido que se produce cuando sólo hay paredes de cemento y ventanales de vidrio. Instalando: cortinas, persianas, tapete, un cielo raso o franjas de cielo raso que escondan los bombillos para producir una luz indirecta. Por último, evitar los ruidos externos.
6. Presentación personal: Para que las imágenes transmitidas sean vistas con naturalidad en una pantalla de televisión al otro lado, es necesario tener presentes algunas reglas relacionadas con la selección del vestuario, maquillaje, joyas, cabello y postura.